Theo khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013, các loại hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất phải được công chứng, chứng thực gồm: Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. Ngoài ra, văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất cũng cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.
Để công chứng hợp đồng mua bán nhà đất bên mua và bên bán tự chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ sau:
1. Bản chính giấy tờ nhà đất (Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
2. Bản chính giấy tờ tùy thân của bên mua và bên bán gồm:
- Giấy chứng minh nhân dân/ hộ chiếu (còn thời hạn sử dụng: chứng minh không quá 15 năm và Hộ chiếu không quá 10 năm kể từ ngày cấp);
- Sổ hộ khẩu;
- Giấy đăng ký kết hôn (trường hợp đã kết hôn); hoặc Giấy xác nhận độc thân (trường hợp đang độc thân hoặc đã ly hôn);
- Ngoài ra trong trường hợp có uỷ quyền thì văn bản uỷ quyền phải được công chứng và người được uỷ quyền cũng phải mang bản chính Giấy chưng minh nhân dân/ hộ chiếu và Sổ hộ khẩu;
3. Bản chính các giấy tờ khác có liên quan đến thửa đất như tờ khai đã nộp thuế,… (nếu có).
4. Dự thảo hợp đồng, giao dịch mà các bên chuẩn bị hoặc các bên cũng có thể yêu cầu công chứng tự soạn trên thông tin mà các bên cung cấp.
Trình tự
1. Các bên mang đầy đủ giấy tờ nêu trên đến phòng/ văn phòng công chứng để yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của các bên.
2. Công chứng kiểm tra giấy tờ (nếu hợp lệ) sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu của các bên (hoặc theo Hợp đồng mẫu của các bên mang theo).
3. Các bên tiến hành đọc lại, kiểm tra nội dung hợp đồng công chứng soạn.
4. Các bên ký tên, lăn tay vào hợp đồng và công chứng viên công chứng hợp đồng.
5. Các bên đóng lệ phí công chứng và nhận bản chính hợp đồng.
Lưu ý: Trong trường hợp hồ sơ, giấy tờ không đầy đủ thì công chứng viên yêu cầu bổ sung sau đó mới công chứng. Nếu phát hiện dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể, công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định. Những trường hợp không làm rõ được có quyền từ chối công chứng.
Đa số các hợp đồng, giao dịch được công chứng ngay trong ngày (khoảng từ 1-2 tiếng tuỳ thuộc vào số lượng khách hàng của phòng công chứng). Còn theo quy định, thời hạn công chứng không quá 2 ngày làm việc. Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Sau khi công chứng xong và nhận bản chính hợp đồng, đối với các giao dịch mua bán, chuyển nhượng, góp vốn các bên sẽ nộp thuế và sang tên trước bạ cho người mua, người nhận chuyển nhượng.
Trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký sang tên quyền sử dụng đất theo hướng dẫn tại Điều 79 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014.
