Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông trong Công ty cổ phần

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

2. Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

- Thời gian họp phải tuân thủ thời hạn theo quy định - xem thêm tại công việc "Yêu cầu triệu tập Đại hội đồng cổ đông".

- Địa điểm họp không quy định bắt buộc tại trụ sở công ty, nhưng phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp cuộc họp được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp.

3. Chương trình và nội dung cuộc họp;

Người triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải chuẩn bị chương trình và nội dung cuộc họp (Người triệu tập ở đây có thể là Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, cổ đông hoặc nhóm cổ đông lớn trong công ty).

4. Họ, tên chủ tọa và thư ký;

5. Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

6. Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

- Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;

- Cổ phần ưu đãi biểu quyết có số phiếu biểu quyết nhiều hơn so với cổ phần phổ thông. Số phiếu biểu quyết của một cổ phần ưu đãi biểu quyết do Điều lệ công ty quy định;

- Cổ phần ưu đã cổ tức và cổ phần ưu đãi hoàn lại không có quyền biểu quyết và không dự họp Đại hội đồng cổ đông.

7. Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

8. Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

9. Chữ ký của chủ tọa và thư ký (Chủ tọa và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản).

Lưu ý: Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Đồng thời, phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi Biên bản kiểm phiếu biểu quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty (nếu có).

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Trân trọng.

ĐOÀN LUẬT SƯ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
VPLS GIA ĐÌNH (Luật sư Thành Phố)