Thành lập công ty bạn cần am hiểu về pháp luật thành lập công ty, để đảm bảo rằng công ty của Bạn được xây dựng và hình thành theo đúng pháp luật của Việt Nam, ngay từ khi còn ở giai đoạn thủ tục hồ sơ. Điều này sẽ đơn giản đối với các luật sư tư vấn thành lập công ty.

Một số lưu ý trước khi làm thủ tục thành lập công ty

Thành lập công ty là bước khởi đầu, tạo lập công cụ để thực hiện một ý tưởng kinh doanh. Để đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẽ là công cụ kinh doanh hiệu quả và an toàn, bạn cần lưu ý và tìm hiểu những thông tin sau:

1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào cho phù hợp?
2. Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý nào? 
3. Lựa chọn tên doanh nghiệp như thế nào?
4. Quy trình đăng ký doanh nghiệp ra sao?

Là một trong những chiến lược mở rộng thị trường và phát triển thương hiệu của tất cả các loại hình công ty trong đó có công ty cổ phần.  Quý Khách đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần, Quý Khách đang phân vân chưa biết lựa chọn đơn vị tư vấn nào cho phù hợp với mình, xin giới thiệu tới Quý Khách về hồ sơ, trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần.

Văn phòng đại diện công ty cổ phần là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích hợp pháp của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một hoặc nhiều địa phương theo địa giới hành chính.

1. Căn cứ pháp lý thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

• Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực ngày 01 tháng 07 năm 2015;
• Nghị định số: 78/NĐ-CP về Đăng ký kinh doanh; có hiệu lực ngày 01 tháng 11 năm 2015;
• Thông tư số: 20-BKHĐT Hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp; có hiệu lực ngày 15 tháng 01 năm 2016

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần gồm 3 bước:

Bước 1: Nộp hồ sơ: Công ty nộp hồ sơ xin thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng kí kinh doanh nơi công ty dự kiến đặt văn phòng đại diện;

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ: Khi nhận được hồ sơ của công ty, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện.

Bước 3: Cấp giấy chứng nhận: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần gồm có:

• Thông báo lập văn phòng đại diện theo mẫu. Nội dung Thông báo gồm:

• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

4. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

1. Tên văn phòng đại diện:

2. Trụ sở văn phòng đại diện:

Trụ sở văn phòng đại diện ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

3. Ngành nghề kinh doanh:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

4. Người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:

• Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Nội dung trả lời

Theo quy định Luật Doanh nghiệp 2005, văn phòng dại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không thực hiện các hoạt động sinh lời, kí kết hợp đồng trừ trường hợp có sự ủy quyền từ công ty. VPĐD có thể đặt cùng hoặc khác tỉnh với trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động kê khai thuế, xuất hóa đơn đều do trụ sở chính của công ty thực hiện.Tuy nhiên, VPĐD phải tính toán các khoản khấu trừ thuế, kê khai thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu khi thực hiện thanh toán các khoản lương, thưởng và phí dịch vụ. Bên cạnh đó, VPĐD cũng vẫn có thể lập báo cáo tài chính nội bộ theo yêu cầu của công ty mẹ. 

Về thủ tục thành lập VPĐD tại Hải Phòng:

- Hồ sơ đăng kí thành lập VPĐD gồm:

Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh Hải Phòng. Nội dung thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

c) Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;

d) Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;

đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;

e) Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;

g) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo thông báo này phải có:

+  Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

+ Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

+ Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Thông báo lập địa điểm kinh doanh:

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo nơi đặt địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Nội dung thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh);

c) Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh;

d) Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh;

đ) Họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 24 Nghị định này của người đứng đầu địa điểm kinh doanh;

e) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

- Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để yêu cầu mã số văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, sau đó cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, hoặc ghi bổ sung địa điểm kinh doanh vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp.

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

2. Trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

a) Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

3. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

4. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

5. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.