Khi thực hiện thủ tục mua bán nhà đất và thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch, các bên cần chuẩn bị những loại hồ sơ sau:
Những giấy tờ bên chuyển nhượng/bên bán cần cung cấp:
1. Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất.
Trường hợp bán một phần nhà đất thì cần có thêm các giấy tờ sau:
- Công văn của Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà hoặc Phòng Tài nguyên , Môi trường.
- Hồ sơ kỹ thuật thửa đất, hồ sơ hiện trạng nhà.
2. Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của bên bán ( cả vợ và chồng ).
3. Sổ Hộ khẩu của bên bán ( cả vợ và chồng).
4. Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân của bên bán ( Đăng ký kết hôn ).
*Trong trường hợp bên bán gồm một người cần có các giấy tờ sau :
1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ( nếu từ trước tới nay sống độc thân ).
2. Bản án ly hôn + Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ( nếu đã ly hôn ).
3. Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng + Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu vợ hoặc chồng đã chết trước khi có tài sản).
4. Giấy tờ chứng minh tài sản riêng do được tặng cho riêng, do được thừa kế riêng hoặc có thoả thuận hay bản án phân chia tài sản ( Hợp đồng tặng cho, văn bản khai nhận thừa kế, thoả thuận phân chia, bản án phân chia tài sản ).
5. Hợp đồng uỷ quyền bán ( Nếu có ).
Những loại giấy tờ hồ sơ bên nhận chuyển nhượng, bên mua cần chuẩn bị gồm:
1. Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của bên mua ( cả vợ và chồng nếu bên mua là hai vợ chồng).
2. Sổ hộ khẩu của bên mua (cả vợ và chồng).
3. Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân của bên mua ( Đăng ký kết hôn ).
4. Phiếu yêu cầu công chứng + tờ khai.
5. Hợp đồng uỷ quyền mua ( Nếu có ).
Trinh tự, thủ tục công chứng giao dịch nhà đất gồm những bước sau:
Bước 1 : Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn rồi nộp tại Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ ( Bản photo và bản gốc để đối chiếu ) ; Hồ sơ photo có thể nộp trực tiếp, Gửi Fax, Email hoặc có thể yêu cầu nhận hồ sơ, tư vấn tại nhà ( có thù lao ).
Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và các điều kiện công chứng, nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận nếu không đủ điều kiện công chứng theo Luật định.
Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch ( Trong thời gian khoảng 30 - 45 phút ). Hợp đồng, giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang Công chứng viên thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên sau khi đã đọc lại, nếu không có yêu cầu chỉnh sửa gì sẽ ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng ( theo hướng dẫn ). Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí, thù lao công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại quầy thu ngân, trả hồ sơ.
