Xử lý kỷ luật lao động (Đối với trường hợp của công ty khi phát hiện nhân viên công ty nhận tiền của đối tác - có chứng cứ chứng minh từ năm 2021)

Hiện nay, theo Điều 124, Bộ luật Lao động quy định 04 hình thức xử lý kỷ luật, thấp nhất là khiển trách và cao nhất là sa thải. Đối với chế tài, biên pháp xử lý kỷ luật là sa thải được quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019. Trong đó, sa thải là hình thức kỷ luật nặng nhất được áp dụng đối với người lao động có hành vi vi phạm ở mức độ lỗi nặng, dẫn đến người sử dụng lao động thấy rằng không thể tiếp tục sử dụng người lao động và doanh nghiệp có quyền loại người lao động ra khỏi đơn vị bằng cách chấm dứt hợp đồng lao động.

Bộ luật Lao đông quy định một chế tài riêng về việc áp dụng hình thức kỷ luật sa thải. Cụ thể, Điều 125 Bộ luật Lao động quy định người sử dụng lao động chỉ được sa thải người lao động trong 03 trường hợp sau:

“1. Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý trong phạm vi nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe doạ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động;

2. Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương mà tái phạm trong thời gian chưa xoá kỷ luật hoặc bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm.

Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định tại Điều 127 của Bộ luật này;

3. Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 01 tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong 01 năm mà không có lý do chính đáng.

Các trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm: thiên tai, hoả hoạn, bản thân, thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động”.

Bên cạnh đó, việc xử lý kỷ luật lao động ngoài áp dụng theo quy định của pháp luật về lao động thì cũng sẽ phụ thuộc vào nội dung nội quy lao động của công ty. Trong đó, nội quy phải quy định về các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm (những quy định đó không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan).

Về thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại Điều 123 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể:

1. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.

2. Khi hết thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122 của Bộ luật này, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.

3. Người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động trong thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Ngoài việc phải có các căn cứ luật định, khi sa thải người lao động, người sử dụng lao động còn phải tuân thủ những quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động, khi thực hiện kỷ luật lao lao động, công ty cần tuân thủ quy định tại Việc xử lý người lao động vi phạm kỷ luật lao động cần đảm bảo theo đúng trình tự, thủ tục luật định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật. Cũng tại Điều 122 Bộ luật Lao động như sau:

“1. Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:

a) Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;

b) Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;

c) Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc người khác bào chữa; trường hợp là người dưới 18 tuổi thì phải có sự tham gia của cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật;

d) Việc xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản”.

Như vậy, khi nội quy công ty có quy định các trường hợp sa thải phù hợp với các trường hợp trong luật định thì công ty có quyền sa thải người lao động theo đúng vi phạm trong nội quy. Khi nội quy công ty không quy định các trường hợp sa thải hoặc quy định không phù hợp với luật định thì công ty không có quyền sa thải người lao động theo nội quy. Do vậy, tùy thuộc vào tính chất mức độ vi phạm trong từng trường hợp cụ thể mà công ty có thể xử lý kỷ luật lao động theo các hình thức như Khiển trách; Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng hoặc cách chức hoặc Sa thải theo nội dung đã giao kết trên cơ sở tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Đối với trường hợp trên của công ty, nếu công ty đã phát hiện hành vi vi phạm của nhân viên này từ năm 2021 thì đến nay đã hết thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. Đối với trường hợp “tạm ngừng việc” thì theo quy định tại Điều 128 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Điều 128. Tạm đình chỉ công việc

1. Người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc là thành viên.

2. Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không được quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.

Hết thời hạn tạm đình chỉ công việc, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc.

3. Trường hợp người lao động bị xử lý kỷ luật lao động, người lao động cũng không phải trả lại số tiền lương đã tạm ứng.

4. Trường hợp người lao động không bị xử lý kỷ luật lao động thì được người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc.

Như vậy, trong trường hợp vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp, nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh thì Công ty có quyền được tạm đình chỉ công việc của người lao động. Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt cũng không được quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc. Tuy nhiên, như đã trình bày ở trên, đối với vi phạm của nhân viên trên theo cung cấp của cung ty thì hành vi vi phạm là vào năm 2021, đến nay đã quá thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. Do đó không thể áp dụng biện pháp tạm đình chỉ công việc đối với người lao động.

Tóm lại, nếu tiếp tục phát hiện có hành vi vi phạm công ty cần lưu ý những điểm sau đây trước khi xử lý kỷ luật sa thải sau:

1- Công ty phải có nội quy lao động được ban hành hợp pháp. Một nội quy lao động được xem là ban hành hợp pháp nếu nó đáp ứng các điều kiện sau (i) dự thảo nội quy lao động đã có ý kiến của công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên (nếu chưa có công đoàn cơ sở); (ii) người đại diện theo pháp luật ký ban hành; (iii) được đăng ký hợp lệ với cơ quan quản lý nhà nước; (iv) phổ biến đến người lao động.

3- Công ty chỉ được xử lý kỷ luật lao động khi có đủ căn cứ pháp luật. Tức là hành vi vi phạm của người lao động phải được quy định trong nội quy lao động. Công ty bị cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động. Đặc biệt lưu ý về thời hiệu xử lý kỷ luật lao động.

5- Quy trình thủ tục xử lý kỷ luật lao động phải phù hợp pháp luật. Bộ luật Lao động yêu cầu rất khắt khe về quy trình thủ tục để xử lý kỷ luật. Vi phạm quy trình thủ tục xử lý kỷ luật cũng xem như là xử lý kỷ luật trái pháp luật. Cụ thể, Công ty phải thu thập chứng cứ vi phạm nội quy lao động của người lao động. Tổ chức mời người lao động họp bằng văn bản, chỉ được xử lý kỷ luật lao động vắng mặt người lao động khi đã thông báo mời họp bằng văn bản 3 lần (không tính các lần hoãn hoặc hủy hoặc thay đổi địa điểm cuộc họp) và mỗi lần mỗi họp xử lý kỷ luật phải gửi văn bản mời trước ít nhất 5 ngày làm việc trước khi tiến hành cuộc họp.

6- Người ký triệu tập và chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và người ký quyết định xử lý kỷ luật lao động phải đúng thẩm quyền. Theo Bộ luật Lao động, chỉ có người đại diện theo pháp luật mới có quyền ký quyết định xử lý kỷ luật lao động sa thải đối với người lao động. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động được quyền triệu tập và chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động nhưng không được quyền ký quyết định xử lý kỷ luật sa thải dù có được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.

7- Vai trò tham gia của tổ chức công đoàn. Bộ luật Lao động quy định cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải có sự tham gia của tổ chức công đoàn. Mặc dù, luật không có quy định rằng Công ty chỉ được xử lý kỷ luật người lao động khi tổ chức công đoàn đồng thuận/chấp thuận tuy nhiên điều kiện tiên quyết là phải có sự tham gia của tổ chức công đoàn trừ trường hợp Công ty đã mời 3 lần nhưng không tham gia.

Do vậy trong quá trình tổ chức cuộc họp và ghi biên bản cuộc họp dù tổ chức công đoàn có đồng ý hay phản đối quyết định của công ty thì công ty vẫn có quyền ra quyết định sa thải và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

8- Ký tá biên bản họp và tống đạt giấy tờ. Theo Bộ luật Lao động, cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản và được thông qua các thành viên tham dự trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham dự cuộc họp và người lập biên bản. Trường hợp một trong các thành phần đã tham dự cuộc họp mà không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do và biên bản họp này vẫn được xem là hợp lệ.

9- Công ty có nghĩa vụ giải quyết khiếu nại. Theo Bộ luật Lao động, người lao động có quyền khiếu nại quyết định xử lý kỷ luật lao động của tới Công ty, với cơ quan có thẩm quyền, hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động (hòa giải viên lao động hoặc tòa án). Do vậy, khi nhận được đơn khiếu nại từ người lao động, Công ty nên có văn bản giải quyết khiếu nại cho phù hợp với yêu cầu của pháp luật. Việc giải quyết khiếu nại là một cơ hội để Công ty xem xét lại toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật lao động, ngoài ra nó cũng là bằng chứng thể hiện rằng Công ty hoàn toàn hợp tác với người lao động khi có tranh chấp phát sinh. Điều này có thể được tòa án đánh giá tốt trong quá trình giải quyết tại tòa (nếu có).

10- Giải quyết các chế độ sau khi sa thải. Công ty vẫn phải có nghĩa vụ trả cho người lao động theo quy định của pháp luật bao gồm: tiền lương chưa được thanh toán, ngày phép năm chưa sử dụng, sổ bảo hiểm và các giấy tờ công ty đã giữ lại của người lao động. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. Thực tế thì có nhiều trường hợp vì Công ty chậm trễ trong việc thực hiện các nghĩa vụ này mà người lao động quyết định khởi kiện để một công đôi việc, vừa khởi kiện với quyết định sa thải vừa để đòi quyền lợi tài chính mà công ty còn thiếu của người lao động. Do vậy, Công ty cần giải quyết nhanh chóng các chế độ cho người lao động để tránh phiền phức.

LS TRẦN MINH HÙNG TRÊN TRUYỀN HÌNH HTV