1. Khai nhận di sản thừa kế: 

Khai nhận di sản thừa kế được hiểu là một thủ tục với mục đích nhằm xác lập quyền tài sản đối với di sản thừa kế trong trường hợp hưởng thừa kế theo di chúc hoặc thừa kế theo quy định của pháp luật tính từ thời điểm phát sinh quyền thừa kế sau khi người có di sản để lại chết đi. 

Hiện nay, thừa kế gồm hai loại là thừa kế theo di chúc và thừa kế theo pháp luật. Cụ thể là: 

* Thừa kế theo di chúc: 

Di chúc được hiểu là sự thể hiện ý chí của cá nhân với mục đích thể hiện chuyển tài sản của mình cho người khác sau khi chết đi. 

* Thừa kế theo pháp luật: 

Hiện nay thừa kế theo pháp luật được đặt ra trong các trường hợp như: 

– Không có di chúc. 

– Có di chúc nhưng di chúc không hợp pháp. 

– Những người thừa kế theo di chúc chết trước hoặc chết cùng thời điểm với người lập di chúc. 

– Cơ quan, tổ chức được hưởng thừa kế theo di chúc không còn tồn tại vào thời điểm mở thừa kế. 

– Với những đối tượng được chỉ định làm người thừa kế theo di chúc mà không có quyền hưởng di sản hoặc từ chối nhận di sản.

Thừa kế theo pháp luật là chia theo hàng thừa kế, cụ thể hàng thừa kế bao gồm: 

– Hàng thừa kế thứ nhất bao gồm: vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết. 

– Hàng thừa kế thứ hai bao gồm: ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh ruột, chị ruột, em ruột của người chết; cháu ruột của người chết mà người chết là ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại. 

– Hàng thừa kế thứ ba gồm: đối tượng là cụ nội, cụ ngoại của người chết; bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột của người chết; cháu ruột của người chết mà người chết là bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột; chắt ruột của người chết mà người chết là cụ nội, cụ ngoại.

2. Công chứng khai nhận di sản thừa kế khi thiếu người thừa kế: 

Trường hợp thứ nhất: Nếu việc phân chia di sản thừa kế không bắt buộc phải công chứng, chứng thực:

Những người thừa kế có thể lập văn bản để thỏa thuận các nội dung như: Cử người quản lý di sản, người phân chia di sản, xác định quyền, nghĩa vụ của những người này, cách thức phân chia di sản…

Trong trường hợp không thể liên lạc được với những người thừa kế của người đó thì những người thừa kế còn lại có thể thỏa thuận với nhau về cách thức phân chia di sản thừa kế, có thể thỏa thuận theo hướng như sau:

 Để riêng phần di sản mà người được hưởng theo tỷ lệ tương ứng (do hiện tại không có người đứng ra hưởng thay) và giao cho một người quản lý phần di sản đó.

– Trường hợp sau này nếu liên hệ được với những người thừa kế đó thì người quản lý có trách nhiệm trao lại cho họ phần di sản mà họ được hưởng.

Đối với phần di sản còn lại thì những người thừa kế còn lại thực hiện phân chia theo thỏa thuận đúng quy định của luật và lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. 

Trường hợp hai: Nếu việc phân chia di sản thừa kế bắt buộc phải công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật (áp dụng đối với khai nhận di sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở…): 

Trường hợp này khi thực hiện yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế tại tổ chức công chứng bắt buộc phải có sự tham gia của tất cả các thừa kế theo pháp luật và người thừa kế theo pháp luật để lấy chữ ký và đóng dấu xác nhận. 

Như vậy, nếu thiếu những người thừa kế theo pháp luật thì sẽ không thể thực hiện được thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Luật Công chứng.

Trường hợp thứ ba: Trong trường hợp không thể phân chia di sản do không có sự tham gia của người thừa kế của mà dẫn đến ảnh hưởng quyền lợi của những người thừa kế khác hoặc phát sinh tranh chấp thì gia đình có thể yêu cầu tòa án nhân dân có thẩm quyền chia di sản được để lại.

Những người thừa kế có thể yêu cầu tòa án chia cho họ phần mà họ được hưởng; còn đối với phần mà người thiếu được hưởng thì có thể giao cho một người quản lý. 

3. Hồ sơ, thủ tục công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: 

Hồ sơ công chứng văn thỏa thuận phân chia di sản thừa kế bao gồm: 

– Phiếu yêu cầu công chứng. 

– Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. 

– Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng bao gồm chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu (bản sao). 

– Giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản: ví dụ như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất. 

– Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế trong trường hợp thừa kế theo pháp luật: ví dụ như Giấy khai sinh; sổ hộ khẩu;… 

– Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, phải có di chúc (bản sao). 

– Các giấy tờ, tài liệu khác (nếu có). 

Bước 2: Nộp hồ sơ: 

Cá nhân có nhu cầu tiến hành nộp hồ sơ đến Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng. 

Bước 3: Tiếp nhận và thực hiện kiểm tra hồ sơ

Bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. 

Nếu nộp trực tiếp cho Công chứng viên thì công chứng viên thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

+ Nếu như hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng. 

+ Nếu như hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung.

+ Nếu như hồ sơ chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản không đúng pháp luật: khi đó công chứng viên giải thích rõ lý do và có quyền từ chối công chứng.

Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối. Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định. 

Bước 4: Niêm yết việc thụ lý văn bản thỏa thuận phân chia di sản:

– Văn phòng công chứng thực hiện niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản. 

Nếu như không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó. 

Thời gian niêm yết là trong vòng 15 ngày. 

– Khi đó, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết.

Bước 5: Soạn thảo và ký văn bản: 

– Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn:

Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản:

Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa khi dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật.

Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng. 

– Trường hợp tiếp theo là văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. 

– Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo văn bản hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại. 

Bước 6: Ký chứng nhận: 

Trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của văn bản và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu. 

Bước 7: Trả kết quả công chứng:

Công chứng viên đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng sau khi bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định.